Jak rozmawiać z Gigantami?

Klient korporacyjny jest niezwykle wymagający, a kontakty z nim mogą być utrudnione ze względu na liczbę wewnętrznych procedur oraz osób odpowiedzialnych za dany projekt. Każda mała firma świadcząca usługi chciałaby na pewnym etapie swojego rozwoju nawiązać współpracę z tego typu organizacją. Oznacza to bowiem prestiż, większy budżet oraz nowe, ciekawe doświadczenia. W przypadku branży e-learningowej praca z firmami tego typu to standard. W końcu e-learning kocha skalę. Jak jednak kontaktować się z partnerem korporacyjnym i w jaki sposób pozyskiwać od niego materiały, kiedy okazuje się, że te, które nam przesłał nie wystarczą do stworzenia dobrego szkolenia?

Sprawa nie jest tak prosta jakby się mogła wydawać. Materiały, które otrzymujemy od Klientów miewają błędy merytoryczne, bywają kiepskie jeżeli chodzi o warstwę językową lub jest ich po prostu za mało, żeby stworzyć pełnowartościowe szkolenie. W takim wypadku musimy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

1. Co otrzymaliśmy i co możemy z tym zrobić?

Czy przesłane do nas materiały to prezentacja, którą Klient wyświetlał na szkoleniach stacjonarnych, dokumenty wewnętrzne (regulaminy itd.), materiały ściągnięte z Internetu lub zaczerpnięte od konkurencji. Od tego w dużej mierze zależy, czy i w jakim stopniu możemy wykorzystać lub modyfikować otrzymane treści.

2. Dla kogo robimy szkolenie?

Musimy umiejętnie dopasować otrzymane materiały do wizerunku firmy oraz ostatecznych odbiorców szkolenia.

3. Czego nam brakuje? Jakie zmiany chcemy wprowadzić? Co chcemy usunąć, a co dodać?

Po przeanalizowaniu otrzymanych materiałów układamy sobie w głowie plan szkolenia. Zastanawiamy się nad tym, czy część informacji przesłanych przez Klienta nie jest zbędna dla użytkownika lub czy nie warto byłoby uzupełnić jego wiedzy o dodatkowe zagadnienia. Zdarza się również, że Klient przesyła nam materiały przestarzałe lub zawierający błędy merytoryczne czy językowe. Staramy się je wyłapać i poprawić informując naszego partnera, czym taka ingerencja była spowodowana. Przejmujemy na siebie ciężar poprawy i uzupełnienia braków w materiałach, co pozwala szybciej rozpocząć dalsze prace.

4. Jakie procesy działają w danej organizacji?

Klient korporacyjny działa w inny sposób niż zwykłe firmy. Musimy pamiętać, że w takich organizacjach obowiązuje szereg zasad i procedur, których obejście bywa kłopotliwe. Trzeba się również przyzwyczaić, że akceptacja projektu jest często wieloetapowa/wielopoziomowa, a na feedback lub prośbę o dodatkowe materiały będziemy musieli czekać dosyć długo, lub zostaniemy oddelegowani do innej osoby, niż ta, z którą kontaktujemy się na co dzień. Niestety takie przestoje nie wpływają na termin oddania gotowego produktu. Warto przewidzieć to na etapie ustaleń i odpowiednio zaplanować pracę.

5. Z kim i w jaki sposób powinniśmy się kontaktować?

Jak najszybciej powinniśmy ustalić, ilu pracowników po stronie Klienta będzie zaangażowanych w projekt i z którymi z tych osób możemy się kontaktować w razie potrzeby. Warto zdobyć kontakty bezpośrednie do osób odpowiadających za warstwę merytoryczną i materiały. Często okazuje się, że przesłane materiały to tylko punkty, które trener rozwija w trakcie szkoleń stacjonarnych. Aby stworzyć na ich podstawie dobry e-learning, powinniśmy „wyciągnąć” z organizacji niezbędną wiedzę i przykłady. Zazwyczaj komunikujemy się:

• Mailowo – Zwłaszcza wtedy, gdy uzbierała się nam cała lista pytań, potrzebujemy szczegółowych wyjaśnień, dosłania jakiś materiałów, lub chcemy mieć pewność, że rozumiemy się właściwie. Niestety, mimo że e-mail jest podstawowym środkiem komunikacji z korporacją, ich ilość powoduje trudności komunikacyjne. Staramy się więc nie generować dziesiątek wiadomości, ograniczając je do wymaganego minimum.
• Telefonicznie – Kontaktujemy się w ten sposób, kiedy mamy pytania lub wątpliwości, które nie powinny czekać. Szanujemy czas naszych klientów i nie nadużywamy tej formy kontaktu. Ułatwia nam ona szybkie działanie i dzięki bezpośredniej komunikacji łatwiej wyjaśnić pewne kwestie zamiast pisać długie wiadomości.
• Telekonferencje/wideokonferencje – Tę metodę stosujemy zazwyczaj kiedy w projekt zaangażowana jest większa grupa osób i konieczne są ustalenia lub akceptacje poszczególnych działów.  Jest to metoda o wiele efektywniejsza niż e-mail czy telefon. Jedno spotkanie wyjaśnia szereg wątpliwości. W przypadku klientów korporacyjnych problemem okazuje się termin, w którym wszystkie wymagane osoby będą dysponowały czasem.
• Osobiście – Pomimo tego, że nasza firma ma siedzibę w Łodzi współpracujemy z partnerami z całego kraju, a nawet z zagranicy. Zresztą w branży usług e-learningowych nie ma w tym nic dziwnego. Główne ustalenia z Klientem zawsze staramy się odbywać osobiście, ale nie zawsze możemy spotkać się z nim w trakcie trwania projektu, żeby omówić wynikłe podczas prac problemy. Z doświadczenia wiemy, że jest to nadal najskuteczniejsza metoda i dla większych realizacji nieodzowna.

Oczywiście dużą część materiałów staramy się zawsze opracować na własną rękę, ale kiedy jest to niemożliwe nie wahamy się poprosić Klienta o pomoc. Wierzymy, że dzięki temu nasze szkolenia zachowują najwyższe standardy i są dostosowane do potrzeb użytkowników. Zasada, która nam przyświeca jest prosta – najpierw uczymy się sami danego zagadnienia abyśmy byli w stanie nauczyć tego innych.

Jeżeli chcielibyście podzielić się z nami swoimi przemyśleniami, albo o coś zapytać nie wahajcie się – piszcie śmiało na adres kontakt@welearning.pl