Jeszcze Tylko mała zmiana czyli sztuka zarządzania projektem

13 września, 2016

Porady

Po raz kolejny trafił do nas artykuł napisany przez fana e-learningu, który w bardzo fajny i obrazowy sposób przedstawia problem, z którym spotyka się wielu. Zapraszamy do zapoznania się z historią Pani Krystyny.

Jeszcze tylko jedna mała zmiana

Dlaczego “jeszcze tylko jedna mała zmiana” może kosztować bardzo dużo?
Dlaczego powinniśmy w oparciu o nasze doświadczenie sugerować klientowi najlepsze rozwiązanie, a nie tylko wykonywać jego zlecenie?
Dlaczego powinniśmy pisemnie uzgadniać zakres zmian w projekcie?

Pani Krystyna prowadziła swój zakład krawiecki w małym budynku przylegającym do bloku w którym mieszkała. Była znana na całym osiedlu ze swojej terminowości i niskich cen, co miało duże znaczenie dla mieszkańców osiedla. Była też bardzo sumienna, nie pozwalała sobie na robotę “byle jak”. Wynikało to z jej charakteru, ale też znała cenę, jaką można zapłacić za niską jakość. Ludzie byli bezlitośni, drobne potknięcie może skończyć się licznymi plotkami wśród osiedlowych klientów i co za tym idzie, zmniejszeniem ilości zamówień. A z tym nigdy nie było tak dobrze jak by tego chciała nasza krawcowa.

W zakładzie unosił się zapach świeżo zaparzonej kawy, którą przyrządziła sobie pani Krystyna. Usiadła na chwilę, aby odpocząć i uzupełnić energię na kolejną część pracowitego dnia. Wtedy właśnie do zakładu zawitała bliska sąsiadka pani Krystyny.

Witam kochana Krystynko! – od progu zawołała sąsiadka.
A dzień dobry, miło panią widzieć – odparła Pani Krystyna.
Złociutka, mam do ciebie sprawę, kupiłam na bazarku dobry materiał w promocji. A wiesz, że idę na komunię mojej wnusi i pomyślałam sobie, że byś mi uszyła taką ładną sukienkę na tą okazję. Co? Złociutka?
No zobaczymy…A jaką sukienkę byś chciała, sąsiadko? – powiedziała Krystyna sprawdzając materiał.
A tutaj mam takie zdjęcie z gazety, taką sobie upatrzyłam i taka mi się podoba – odparła z entuzjazmem sąsiadka.
Ale z tego materiału, to ona nie będzie wyglądała tak jak na zdjęciu… – zauważyła krawcowa.
No ja wiem, ale chociaż żeby była podobna, da się tak?
Podobna będzie.
No i bardzo dobrze. Kochana, a ile za to zapłacę?
Trochę pracy z tym będzie, 300 złotych – zaproponowała pani Krystyna.
To sporo złociutka… Ale niech będzie. A na kiedy?
Proszę przyjść za tydzień.
Świetnie, to jesteśmy dogadane! – podsumowała sąsiadka.
Zgadza się.
Trzymaj się kochana, to ja lecę.
Do widzenia.

Panie rozstały się, każda z nich była zadowolona. Sąsiadka cieszyła się na myśl o nowej sukience, a pani Krystyna mogła zająć się większym zleceniem. Tydzień minął bardzo szybko i do zakładu ponownie zawitała sąsiadka.

Dzień dobry kochana, jak tam moja sukienka?
Właśnie przed chwilą skończyłam, jest gotowa.
O, to świetnie! Pokaż mi ją, złotko.
Bardzo proszę – krawcowa zdjęła sukienkę z wieszaka i podała ją sąsiadce.
Nawet nawet… – sąsiadka cmokając nie zdradzała jednoznacznie swojej oceny. Obracała sukienkę oglądając ją z każdej strony.
I jak sąsiadko? Podoba się pani?
Złociutka, muszę ją najpierw przymierzyć.
Bardzo proszę, tam jest mała przebieralnia – pani Krystyna wskazała ustronne miejsce z zasłonką. Sąsiadka udała się do niego i po chwili wyszła odziana w nową sukienkę. Wyglądała bardzo dobrze, sukienka nienagannie skrojona i dobrze dopasowana. Sąsiadka jednak miała lekko skwaszoną minę… coś jej nie pasowało.
Wiesz kochana, niby wszystko jest w porządku, wygląda jak na tym zdjęciu które ci pokazywałam.
Zgadza się. Pilnowałam żeby tak było, zgodnie z pani oczekiwaniem.
Ale na mnie nie wygląda to najlepiej.
No cóż. Tak się umawiałyśmy – skwitowała krawcowa.
Zgadza się, proszę, tu jest 300 złotych. Ale złociutka, zrobisz mi jeszcze taką jedną małą zmianę w tej cenie, dobrze? – zaproponowała sąsiadka.
Dobrze, chciałbym żebyś sąsiadko była zadowolona.
No i o to chodzi. Tutaj przy rękawach, po każdej ze stron, dodaj takie falbany.
Jakie falbany? – zdziwiła się pani Krystyna.
No normalnie, takie jak kwiaty z materiału, no chyba znasz się na krawiectwie i coś poradzisz? Czy nie potrafisz tego zrobić?
Nie no, potrafię, jasne że je zrobię.
No, to zajmij się tym, a ja przyjdę pojutrze, starczy ci czasu złociutka?
Tak, proszę przyjść pojutrze.

Krawcowa zmartwiła się. Z jednej strony bardzo jej zależało na zadowoleniu klientki. Z drugiej miała już zaplanowane inne prace. Cóż, będzie musiała posiedzieć dłużej w pracy. No i pomyśleć, jak te falbany zrobić, żeby podobały się sąsiadce.

Dwa dni później, do zakładu przyszła sąsiadka, razem ze swoją koleżanką.

Cześć Krystynko, przyszłam razem z Hanią, po sukienkę. Wiesz… żeby mi podpowiedziała, czy dobrze w niej wyglądam.
Oczywiście, nie ma problemu, poprawiłam ją. Dodałam te falbany, proszę zobaczyć.
No… Dużo lepiej, a Ty co sądzisz, Haniu?
No nie wiem. Jak są już te falbany na górze, to powinny tez być na dole przy udach, bo tak jakoś nie pasuje– zauważyła koleżanka sąsiadki.
W sumie masz rację. A ty złociutka, co o tym sądzisz? – zapytała sąsiadka.
Może i tak, ale to nie jest takie, jak na naszym zdjęciu – odparła krawcowa.
No może i nie jest, ale jak to teraz wygląda? Chyba tak nie zostawimy, jak ja będę wyglądała?
To co pani chce teraz zrobić?
No musisz mi to poprawić! – bezkompromisowym tonem odparła sąsiadka.
Ale to będzie dodatkowa praca…i koszt.
Ja już zapłaciłam i umówiłyśmy się, że mi zrobisz małą zmianę.
No dobrze… Proszę przyjść jutro – westchnęła pani Krystyna, nie chciała się awanturować. Postanowiła dorobić te falbany i skończyć tą sprawę
No, jasne że przyjdę, do widzenia złociutka – sąsiadka trzasnęła drzwiami.

Na drugi dzień, sąsiadka ponownie przyszła z koleżanką.

Gdzie jest ta moja wspaniała sukienka, którą mi obiecałaś, kochana? – z uśmiechem woła od progu.
Bardzo proszę, poprawiłam jak chciałaś sąsiadko, proszę przymierz ją.
No, teraz o wiele lepiej, jak sądzisz Haniu?
No tak tak… Lepiej. Ale te falbany nie pasują teraz do tej długości sukienki.
Jak to? To co teraz? – zdziwiła się sąsiadka.
Trzeba ją chyba skrócić, tak mi się wydaje – odparła Hania.
A wiesz co? Masz rację skarbeńku… Złociutka, skróć ją proszę – odezwała się do krawcowej.
Jak to? Przecież nie tak się umawiałyśmy – próbowała oponować pani Krystyna.
Oj złociutka, to tylko malutka zmiana, ciach ciach, skrócisz tutaj i będzie po wszystkim.
Ale to nie tylko ciach ciach, trzeba to jeszcze później obszyć.
Ach tam, poradzisz sobie, no przecież ja nie będę cię uczyła jak to się robi, prawda? Przyjdę jutro!

Zanim Pani Krystyna zdążyła cokolwiek odpowiedzieć, sąsiadki i jej koleżanki już nie było. Była wściekła. Już poświęciła na tą sukienkę dużo więcej czasu niż planowała, a to jeszcze nie koniec. Dobrze, skrócę ją i to koniec – tak pomyślała i zabrała się do roboty.

Kolejnego dnia do zakładu sąsiadka przyszła sama. Humor jej nie dopisywał, była bardzo markotna.

Dzień dobry, złociutka – westchnęła.
Witaj sąsiadko, skróciłam sukienkę jak prosiłaś.
Dobrze, pokaż mi ją.
Bardzo proszę, wygląda teraz bardziej odważnie.
Jak to: odważnie? – zaniepokoiła się sąsiadka.
Po skróceniu, tak jak pani prosiła, nogi będą bardziej odkryte.
To o ile Ty ją skróciłaś?
Raptem kilka centymetrów.
Czy ty złociutka sądzisz że ja jestem jakąś nastolatką i będę ganiała w jakiejś miniówce pokazując półdupki? – sąsiadka nie kryła swojej złości i rozczarowania.
Ale przecież pani koleżanka Hania mówiła… – broniła się krawcowa.
Hania, Hania, a co mnie ona obchodzi, miało być tak jak ja chcę!
No ale…
W ogóle mi się nie podoba ta sukienka, wiesz co złociutka? Przez ciebie straciłam tylko trzy stówy i jeszcze materiał, z którego DOBRA KRAWCOWA zrobiła by świetną sukienkę. Na pewno więcej do ciebie nie przyjdę! I koleżankom też powiem, co mają sądzić o tym, pożałowania godnym zakładzie! Żegnam! – trzasnęła drzwiami.

Komentarz WeLearning

Ponieważ o szkoleniach on-line często mówi się, że są „szyte na miarę” historia Pani krawcowej mocno nas urzekła. Myślę, że duża część osób, które odpowiadają za kontakt z klientem spotkała się z sytuacją, w której mimo szczerych chęci zaspokojenia potrzeb skończyło się jak z sąsiadką Pani Krystyny. W WeLearning staramy się unikać błędów, których Pani Krystynie uniknąć się nie dało. Oto, co robimy:

Każdy projekt ma specyfikację – szczegółowy dokument opisujący kwestie techniczne jak i ogólne założenia.
Każdy projekt ma ustalone procedury odbioru – nie są to tylko terminy ale również zależności, ustalenia o tym co, kiedy i w jaki sposób zostaje odebrane.
Ustalamy ilość rund poprawkowych – pozwala nam to uniknąć wprowadzania tzw. „zmian do zmian”.
Doradzamy i odradzamy – przykładając się do pracy, którą wykonujemy już na etapie koncepcji dostrzegamy elementy, które warto rozwinąć, lub które warto zmienić.
Każdy materiał przechodzi korektę językową – unikamy zgłaszania poprawek językowych.
I najważniejsze – nigdy nie zapominamy o tym, że najważniejszy jest klient, a my jesteśmy wykonawcą, który ma stworzyć („uszyć”) produkt, który będzie idealnie dopasowany ale również zgodny z ustaleniami.

Możesz oczywiście jako wykonawca pominąć formalności, ale musisz się liczyć z odbiorami trwającymi miesiące, frustracją, która będzie narastała, a gdy osiągnie zenit i powiesz w końcu, że nie tak się umawialiśmy zyskasz zamiast kolejnego zadowolonego klienta złą sąsiadkę, która opowie o nieudanej współpracy kilku innym.