Efektywność jest lepsza niż efektowność!

Lipiec 17, 2017

Lipcowy weekend, pełen tak wyczekiwanego słońca, niestety się skończył. Przychodząc rano do biura czekają na nas zadania, wyzwania, obowiązki i sprawy, które pewnie nigdy nie zostaną rozwiązane. Pora zapomnieć o słońcu i rzucić się w wir pracy. Co zrobić, żeby nie marzyć o wolnym dniu już w poniedziałek w porze lunchu? Idealnie by było, gdybyśmy wszyscy mieli takie podejście jak Thomas Edison i mogli powiedzieć „Nie przepracowałem ani jednego dnia w swoim życiu. Wszystko co robiłem, to była przyjemność”. Tylko czy Thomas Edison zmagał się z dedlajnami i multitaskami, czy miał kole, mitingi, kejpiaje, kejsy, akcepty oraz fakapy? W pewnym sensie tak. W końcu bez dobrej organizacji nie byłby w stanie opatentować ponad tysiąca projektów. Na swojej drodze zawodowej spotykamy różne osoby i sposoby organizacji pracy. Na podstawie wnikliwych obserwacji i kilkunastu lat doświadczenia ułożyliśmy własną listę elementów, które mają wpływ na efektywność pracy. Widzimy jak dzięki ich zastosowaniu pracownicy WeLearning sprawnie i perfekcyjnie tworzą szkolenia, które zaczyna doceniać cały świat. Dzięki stosowaniom tych rad z pewnością coraz rzadziej będziecie powtarzać: „O kur…już 15.00, a ja jeszcze nic nie zrobiłem/am?!”.

Nie da się robić dobrze wielu rzeczy na raz (nawet, jeśli wydaje się nam, że jesteśmy w tym mistrzami). Kluczem do efektywności jest umiejętność szybkiego rozpoczynania i kończenia zadań. Nie przeskakujcie zatem z zadania na zadanie przed ich zakończeniem, a jeśli jakieś zagadnienie jest długotrwałe to kończcie chociaż jakiś konkretny etap. W przeciwnym wypadku powrót do poprzedniego zajęcia zajmie Wam dużo więcej czasu. Zapewne znacie to uczucie – „Hmm, o co tu chodziło? Czy to już było zrobione, czy nie?”. Mijają kolejne minuty, a tu już czeka kolejne wyzwanie. Trudnym jest, ale wykonalnym, aby robić na raz jedno zadanie, nie więcej. Poniższe wskazówki mogą Wam to ułatwić.

Gdy jesteśmy skupieni na celu, jego wykonanie jest dokładniejsze i o wiele szybsze. Wszystkie myśli i działania powinny być zogniskowane na tym jednym zadaniu. Dzięki temu szybciej je skończycie i będziecie mogli skupić się na innych rzeczach. Unikając błędów spowodowanych przełączaniem się na kolejne zadania w trakcie ich wykonywania podniesiecie jakość swojej pracy i unikniecie popełniania błędów.

Pamiętajcie, nie na wszystkich spotkaniach Wasza osoba jest niezbędna. Nie zawsze konieczne jest organizowanie godzinnego spotkania, a jeśli już, zdecydowanie zbędne jest 30 minutowe dochodzenie do sedna sprawy. Spotkania to pożeracze czasu i wielkie rozpraszacze. Nie zawsze też działają pozytywnie np. w kontekście burzy mózgów. O jej efektywności możecie przeczytać tutaj

Zarówno telefon jak i skrzynka pocztowa posiadają jedną bardzo ciekawą cechę – zapisują wiadomości oraz nieodebrane połączenia:) Dzięki temu nie musimy odrywać się, co 2 minuty w celu sprawdzenia poczty czy telefonu. Tam nic nie ginie, naprawdę. Róbcie to kilka razy w ciągu dnia, zaplanujcie chwilę na odpowiedzenie na wiadomości i oddzwonienie na telefony. To niewiarygodne jak dużo czasu możecie dzięki temu zaoszczędzić i jak wiele zadań jesteście w stanie wykonać w ciągu jednej, pełnej, niczym nieprzerywanej godziny pracy.

Portale społecznościowe to pochłaniacze czasu. Śmieszne filmiki, zdjęcia znajomych z wakacji, triki jak coś upiec albo zrobić samemu w 5 minut za pomocą jedynie spinacza posiadając pewną wspólną cechę – wszystkie zabierają cenne minuty, których ostatecznie brakuje na finiszu projektu. Zatem ograniczcie używanie ich do przerwy między zadaniami, a najlepiej wyeliminujcie zupełnie z dnia pracy.

Szacujemy, że średnio efektywny czas pracy wynosi 6,5-7 godzin na dobę. Jeśli ten czas byłby w 100% efektywny (bez rozpraszaczy, rozmów, spotkań itp.) to zapewne wystarczyłoby 5-6h. Wiedząc to możecie zaplanować swoje zadania w inny sposób. Nie liczcie, że na ich wykonanie macie 8 godzin, bo ich nie macie. Zanim dotrzecie do swojego stanowiska pracy, zrobicie sobie kawę i pogadacie chwilę z koleżanką mija ok. 15 minut. Wszystkie rozpraszacze, które Was otaczają zabierają kolejne minuty. Lepiej od razu zaplanujcie dzień na 6,5-7 godzin pracy.

  1. Pyszna, ale czy potrzeba? Wielu z nas nie wyobraża sobie rozpoczęcia dnia bez kawy. Smaczna, aromatyczna i pobudzająca do działania. Czy aby na pewno pobudza? Tak, ale na krótko. Ma działanie stymulujące, pobudzające oraz podnosi ciśnienie krwi i przyśpiesza bicie serca. Jeśli jednak pijecie kilka filiżanek dziennie to nie ma co się łudzić – to nie zadziała. Organizm przyzwyczaja się do kofeiny i tylko zwiększenie jej ilości może wywołać stan pobudzenia. Znacznie lepsza jest…woda. Czysta, niegazowana woda mineralna nawadnia organizm, który dzięki temu funkcjonuje lepiej. Do tego nie wypłukuje magnezu i potasu jak kawa. Jeśli rano koniecznie musicie się pobudzić poćwiczcie chwilę. Najlepiej ze Zdrową Firmą🙂

Oczywiście większość z Was już to wszystko wie. Są to, bowiem rzeczy oczywiste i sprawdzające się w praktyce. Trzeba jednak zacząć stosować je w praktyce. To właśnie jest ten najtrudniejszy krok – spróbujmy go jednak wykonać razem. Przekonajcie się, że można działać sprawnie nie poświęcając na pracę więcej czasu. Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej na temat efektywności pracy lub do głowy wpadł Wam właśnie pomysł na przeszkolenie w tym zakresie całej swojej załogi – zadzwońcie/napiszcie – dogadamy się!