Szkolenia aplikacyjne – wyzwania dla nowoczesnego e-learningu

Styczeń 12, 2018

Jednymi z najtrudniejszych rodzajów projektów, jakie przyszło nam realizować są różnego rodzaju szkolenia aplikacyjne. Wszyscy twórcy e-learningu pewnie się z nami zgodzą, że są to bardzo specyficzne i wymagające przedsięwzięcia. Przypominają wspinaczkę na stromą ścianę, której nie znamy. Przy pracy nad takim projektem zawsze pojawi się cały zestaw nowych wyzwań i problemów. Dziś chcielibyśmy podzielić się z Wami swoim doświadczeniem i przemyśleniami, o których śmiało możemy mówić po zrealizowaniu kilku większych szkoleń o tematyce instruktażowej.

Ponieważ w WeLearning lubimy uczyć się nowych rzeczy i żadne wyzwania nie są nam straszne, swój wywód zaczniemy od problemów na jakie natrafiliśmy i jakie mogą spotkać inne osoby chcące stworzyć szkolenie aplikacyjne. Przede wszystkim musimy mieć świadomość, że naszym zadaniem jest nauczyć kogoś posługiwania się platformą, aplikacją bądź programem, których sami możemy nie znać i nie rozumieć. Oczywiście w takiej sytuacji zawsze staramy się poznać daną aplikację, ale może się zdarzyć, że będziemy mieli na to bardzo mało czasu.

Z programem, którego chcemy nauczać muszą zapoznać się co najmniej dwie osoby w firmie (scenarzysta lub grafik i programista). Optymalnie by było, gdyba liczba osób zaznajomionych z aplikacją była większa, bo jeżeli na etapie produkcyjnym zabraknie którejś z tych nich, to nagle zaczyna się piętrzyć coraz więcej problemów. Nikt bowiem nie jest w stanie przejąć zadań tego pracownika od ręki. Trzeba od nowa powtarzać procedurę zapoznania się z programem, a to oznacza stratę czasu i ostateczny wzrost kosztów produkcji.

Problemy komunikacyjne

Bardzo często musimy zmierzyć się również z problemem komunikacyjnym. Szkolenia aplikacyjne są zazwyczaj zamawiane przez duże firmy i organizacje, w których przepływ informacji nie jest tak płynny jak w mniejszych przedsiębiorstwach. W takiej sytuacji trzeba od razu ustalić z Klientem, że powinien wyznaczyć osobę, z którą będziemy mogli skontaktować się w dowolnej chwili i która od razu odpowie na nasze pytania. W innym wypadku badając działanie programu możemy utknąć w martwym punkcie, co przyczyni się do opóźnienia w oddaniu finalnego produktu.

Różne punkty widzenia

W wielu przypadkach czeka na nas również coś, co na swoje potrzeby określiliśmy „problemem różnych punktów widzenia”. Ciężko jest bowiem wyjaśnić Klientowi, czego do końca nie rozumiemy w działaniu danego programu i co jest nam potrzebne do stworzenia szkolenia na odpowiednio wysokim poziomie (zwłaszcza, jeśli nasze rozmowy odbywają się głównie telefonicznie). Zdarza się bowiem, że potrzebujemy wykonania w programie czynności, do których nie mamy uprawnień lub chcemy wywołać jakiś konkretny błąd, a ten jak na złość nie chce się pojawić i nikt nie wie jak do niego dotrzeć. Dla Klienta pewne rzeczy są też oczywiste, przez co zapomina nam o nich powiedzieć, albo ciężko mu zrozumieć, że my nie potrafimy ich zrobić. W takich sytuacjach nie pozostaje nic innego jak uzbroić się w cierpliwość i, czasem nawet kilkukrotnie, poprosić o wyjaśnienie niezrozumiałych dla nas kwestii.

Bariery technologiczne

Kolejnym wyzwaniem dla osób tworzących szkolenia aplikacyjne są bariery technologiczne. Trudno jest bowiem realistycznie odtworzyć mechanizmy działania danego programu. W WeLearning nie dopuszczamy możliwości, aby w tego typu szkoleniu uczyć wyłącznie na screenach opisujących kolejne działania jakie należy wykonać, aby osiągnąć określony cel. Użytkownik musi sam jej przeprowadzić i to w środowisku jak najbardziej zbliżonym do prawdziwego.

Jeżeli mamy kogoś nauczyć zatrudniania nowych osób i wypełniania przy tym formularza z danymi osobowymi to w szkoleniu nie powiemy „w tym miejscu wpisz imię, a w tym nazwisko”. Zamiast tego damy użytkownikowi kwestionariusz nowego pracownika i na jego podstawie będzie on musiał wypełnić właściwy formularz. Naszym zadaniem jest zweryfikowanie czy wykona on tę akcję poprawnie. A to tylko pojedynczy przykład – takich zadań dla uczestników szkolenia i dla nas jako jego twórców jest znacznie więcej.

Zadaj sobie kilka pytań

Mamy nadzieję, że nie przeraziła Was ta długa lista wyzwań 😉 Świadomość powyższych problemów jest bowiem pierwszym krokiem do rozwiązania ich, a być może nawet do zapobiegnięcia niektórym nieprzyjemnym sytuacjom. Kolejnym krokiem do stworzenia skutecznego szkolenia aplikacyjnego jest odpowiedzenie sobie na kilka podstawowych pytań:

Czy będziemy pokazywali procesy logowania się, wypełniania dokumentów, wprowadzania załączników, edytowania danych?

Czy będą to urzędnicy, inżynierowie pracownicy naukowi itd. Jaki jest przedział wiekowy osób, które będą miały styczność z danym programem/aplikacją? Czy te osoby będą pracowały z daną aplikacja każdego dnia czy tylko sporadycznie?

Użytkownik musi mieć pewność, które elementy znajdujące się w szkoleniu występują w programie, a które stanowią nasze wskazówki i komentarze. Wyzwaniem dla nas jest również wizualne dostosowanie się do wyglądu aplikacji. Dodane przez nas elementy powinny być przede wszystkim nieinwazyjne i dobrze wkomponowane w stylistykę programu.

Jakie warunki musimy zasymulować? Czy program działa w przeglądarce czy jest desktopowy? Użytkownicy będą z niego korzystali na komputerach, tabletach czy telefonach komórkowych?

Jakie są podstawy, które umożliwią mu codzienną pracę, a czego może douczyć się w jej trakcie – wiadomo, że nie pokażemy zastosowania wszystkich skrótów klawiszowych, bo jest ich za dużo i z punktu widzenia obsługi programu nie są aż tak istotne.

Co nam, jako firmie i jednocześnie pojedynczym pracownikom, daje praca nad tego typu projektami?

  1. Uczymy się samodzielności i elastyczności (nie zawsze, kiedy natrafiamy na problem w obsłudze aplikacji możemy zwrócić się do Klienta z prośbą o pomoc. Często uczymy się metodą prób i błędów).
  2. Na razie szkolenia aplikacyjne stanowią niewielki procent wszystkich kursów e-learningowych, więc praca nad każdym z nich jest dla nas cennym doświadczeniem.
  3. Rozwijają naszą metodykę nauczania. Jest ona bowiem zdecydowanie inna niż w standardowych szkoleniach. Po prawdzie, to zostaje nam z góry narzucona przez program, który ktoś już zaprojektował.
  4. Pomagają nam pokonywać kolejne bariery technologiczne.
  5. Poznajemy działanie różnych programów – niektóre z nich możemy wdrożyć do swojej codziennej pracy.

Szkolenia aplikacyjne są nieco bardziej kosztowne i czasochłonne niż typowy e-learning. Stanowią jednak świetny element onboardingu i w przypadku firm zatrudniającej wielu pracowników zdecydowanie są rozwiązaniem szybkim i ekonomicznym. Nasze społeczeństwo jest niezwykle rozwinięte technologicznie, a postęp w komputeryzacji i informatyzacji z pewnością  zwiększy zapotrzebowanie na taką formę instruktażu. Łatwiej jest bowiem wysłać do tysiąca pracowników link do szkolenia niż uczyć każdego z nich z osobna.

Nie pozostaje nam zatem nic innego, jak cieszyć się, że mamy już w tej dziedzinie spore doświadczenie i możemy się nim z Wami podzielić 😉 Jeżeli macie jakieś pytania lub sugestie piszcie śmiało na adres: kontakt@welearning.pl